인증 업무 관련 전산화 요소
- 코치 인증시험 접수
- KAC 서류/필기/실기
- KPC 서류/필기/실기
- KSC 서류/필기/실기
- 프로그램 인증 접수
- ACPK
- 대학 코칭 프로그램
- 주니어 리더 코치 인증 접수
- 인증 심사위원 지원 접수
- 프로그램 인증 심사위원
- 코치 인증 심사위원
- KAC 자격 인증 기관 지원 접수
종류가 꽤 많은데, 일단은 1개 트랙만 전산화해보는 것이 좋을 것 같음. 아마 운영하다 보면 많은 이슈들이 생길텐데, 그런 부분들을 조정하고 나서 다른 트랙도 전산화 하는 것이 좋을 것 같음.
초반에는 이리저리 바꿀 요인들이 디소 있을 것임. 예를 들어 HWP 파일로 일일이 다운로드 받는게 번거로우니 화면에서 곧바로 보여주는(web form)걸로 바꾸자던지, 사림들이 첨부서류를 올릴 때 종이 서류를 폰카로 찍는데 해상도도 제각각이고 찍을때 흔들려서 제대로 알아보기 힘들다던지. 등록 과정에서 뭔가 불편해서 '그냥 종이로 보낼께요'라고 우긴다던지. 별별 상황들이 발생할 수 있음. 이런 이슈들을 이리저리 해결해가면서, 어느 정도 안정화가 되고 편리하게 이용하고 있는 시점에서 다른 트랙으로 확장하는 것이 좋겠음.
그러면 어느 트랙을 우선 전산화할 것이냐. 코치인증시험쪽을 먼저 한다면, 가장 업무 경감 효과가 클 것이나, 시스템이 안정화되는 기간 동안에는 다수의 지원자들이 불편을 겪을 수 있고, 뭔가 과정에서 오류가 발생하는 경우, 긴급히 전산망을 통하지 않고 수동으로 처리해야 하는 건이 많을 수 있음.
반면 프로그램 인증 접수나 심사위원 접수쪽을 먼저 한다면, 비교적 적은 수의 사람들이 불편을 겪으면서 시행착오를 거쳐갈 수 있는 장점이 있는 대신, 업무경감효과는 적을 수 있음.
KAC 최초 응시자 인증업무 플로우
누락되었다고 보이는 것
- 인증위원장이 지원자 목록을 확인하고, 각 인증위원에게 지원자를 할당하는 작업.
- 인증위원장이 모든 지원자들의 서류를 다운로드 받아서 압축파일로 묶고 각 인증위원에게 메일로 보내던지,
- 아니라면 각 지원자들에게 인증위원을 할당하는 기능이 있어야 함.
궁금하거나 확인이 필요한 부분
- 신청서와 첨부서류를 보면서 서류심사를 하는 과정에서는 뭔가 전산화 할 필요가 없는지?
- 예컨대 각 KAC 인증기관으로부터 수료자 명단을 받고 그것과 대조해본다던지
- 실습 시간이 정상적으로 채워졌는지 전산적으로 확인한다던지
- 서류심사 결과, 필기시험 결과, 실기시험 결과 통보는 누가 어떤 방식으로 하는지?
- 인증위원장이? 사무처에서? 문자로? 메일로? 우편으로?
- 모든 응시자가 다 마치면 일괄적으로 통보하는지 아니면 결과가 나올 때마다 하는지?
- 필기시험 접수 셋팅(응시 가능하도록 ID를 셋팅하는 등) 과정도 전산화가 필요해보임
- 최종 합격 이후 처리 과정에서 전산화할 점은 없는지?
- 저 흐름도 상의 모든 업무를 전산화할 것인지 아니면 특히 손이 많이 가는 일부분만 전산화할 것인지?
- 인증위원회의 화면 기획을 보면 전 과정을 커버하는 것으로 보이는데, 그러면 사이사이의 이음새에서 수작업이 필요한 부분들이 있을 경우 그것을 보완하는 기획이 이루어져야 하는지? 아니면 그러한 것을 고려한 최종 기획으로 작성된 것인지?
- 화면 기획에서 보면 응시원서 입력하는 화면이나 합격 여부 확인하는 화면에서 이름, 연락처, email, 회원 자격, 코치인증 자격 등을 물어보는데, 코치협회 홈페이지 회원이면 이름, email, 회원 자격, 인증 자격증 등은 이미 알고 있는 것 아닌지? 다시 물어볼 필요가 있는지?
- 서류심사를 각 인증위원들별로 지원자들을 할당받아서 하는걸로 생각했는데, 맞는지? 아니면 한 군데에 모여서 동시다발적으로 하시는지? 각각 자신이 할당받은 지원자는 자신이 확인하고 끝내시는지?
- 할당 방식이라면, 서류심사를 담당했던 분이 실기시험도 담당하시는지? 실기시험은 또 다시 편성하시는지? (아무래도 필기시험을 통과하면서 인원이 달라질테니 재편성은 불가피할 것 같기는 함)
- 실기시험을 볼 때도 해당 지원자의 서류들을 다시 참고 용도로 보는지? (실기 담당자가 지원자의 서류를 편리하게 다운로드 받을 수 있게 해야 하는지?)
#+BEGIN_SRC plantuml :file kcoach-cert-flow2.png
|지원자|
start
:신청서 작성;
:붙임서류 첨부;
:서류제출;
|백오피스|
:서류등록;
|인증위원장|
:서류접수;
:인증위원 할당;
|인증위원|
:할당 지원자 명단 확인;
:신청서 다운로드;
:붙임서류 다운로드;
:서류심사;
|백오피스|
:서류심사 결과 입력;
|사무처|
:서류심사 결과 통보;
|지원자|
:서류심사 결과 확인;
if (서류심사 결과?) then (불합격)
stop
else (합격)
:필기시험 신청;
endif
|사무처|
:필기시험 접수;
:필기시험 ID 등록;
:필기시험 ID 통보;
|지원자|
:필기시험 응시정보 확인;
:필기시험 응시;
|백오피스|
:필기시험 진행;
:필기시험 채점;
:필기시험 결과 통보;
if (필기시험 결과?) then (불합격)
|지원자|
stop
else (합격)
|인증위원장|
:실기시험 대상자 명단 확인;
:실기시험 지원자 할당;
|인증위원|
:실기시험 대상자 명단 확인;
:실기시험 스케쥴 조정;
|지원자|
:실기시험 스케쥴 확인;
:실기시험 응시;
|인증위원|
:실기시험 감독 및 채점;
:인증위원 간의 의견 조율, 최종 결과 도출;
|백오피스|
:실기시험 결과 입력;
|사무처|
:실기시험 결과 통보;
|지원자|
if (실기시험 결과?) then (불합격)
|지원자|
stop
else (합격)
|사무처|
:합격 처리절차;
stop
endif
endif
#+END_SRC